Современные информационные технологии в образовании

Существующие на рынке программного продукта решения не отвечали возросшим требованиям МФЮА к полному и оперативному отражению в Системе данных об учащихся, их успеваемости, о нагрузке преподавателей, не обеспечивали удобный контроль своевременности оплаты договоров и дополнительных услуг, затрудняли контроль руководства за деятельностью деканатов, имевших неограниченный доступ к ведомостям. Основные проблемы возникали из-за большой численности учащихся и наличия большого числа территориально удаленных подразделений (учебных корпусов, филиалов, представительств).

К системе были сформулированы следующие требования:

• централизованный, единообразный и полный ввод данных в Систему о структуре организации, номенклатуре специальностей, учебных планах, номенклатуре цен, личных данных и успеваемости студентов, о преподавателях;
• отказ от бумажного документооборота и создание системы централизованного электронного документооборота с разграничением прав доступа к системе сотрудников приемной комиссии, деканатов и руководящего состава в соответствии с их должностными обязанностями;
• автоматизация процесса формирования расписания теоретических занятий, сессий и защиты ВКП для учебных корпусов;
• организация учебного процесса на базе единых учебно-методических и контрольно-измерительных материалов (экзаменационных билетов и тестов);
• разработка бизнес-процессов (для согласования работы разных отделов);
• разработка специализированных управленческих отчетов для получения оперативной информации о численности и успеваемости студентов, оплате договоров и дополнительных услуг, нагрузке преподавателей, эффективности использования аудиторного фонда, контроля планового поступления денежных средств.

Для реализации системы была выбрана программа «КРУЗ» – Комплексное Решение для Учебных Заведений» на платформе «1С:Предприятие 8.1». Большое внимание уделялось обеспечению функционирования с повышенными характеристиками масштабируемости, размерами информационной базы и ее пространственной распределённости и безопасности.

Достигнутые результаты:

• Снижение расходов на разработку и сокращение времени внедрения до 3 месяцев.
• Снижение административных расходов на услуги почты, бумагу, оплату сверхурочных часов работы работникам деканатов на 40%;
• Снижение количества ошибок ввода данных в систему на 80%;
• Полный документооборот по контингенту в электронном виде;
• Реализован учет рабочего времени по системе контроля доступа;
• Система КРУЗ так же позволяет автоматизировать процесс составления учебных и рабочих планов, расписания по группам;
• Присутствует механизм хранения учебно-методических комплексов и ВКР, автоматизирована проверка на заимствования (Антиплагиат);
• Решение интегрировано с call-центром и sms-шлюзом, порталом учебного заведения Битрикс, Microsoft Office 365.

Модуль «Деканат» обеспечивает:

• оформление приказов по организации учебного процесса (о формах проведения зачетов и экзаменов, о закреплении специализации, о практике с утверждением тем и назначением научных руководителей ВКР, об изменении академических групп, о закреплении академических групп за сотрудником деканата).
• формирование учебных групп;
• оформление приказов по изменению статуса учащихся (для разных видов зачисления, причин изменения, причин отчисления, перезачета дисциплин);
• печать приказов и выписок из приказов;
• получение оперативной информации о финансовых и академических задолженностях учащихся;
• анкетирование учащихся;
• оформление заявок на ликвидацию академических задолженностей;
• выписку счета-направления студенту на оплату индивидуальных услуг (в том числе оплаты пересдач);
• оформление справки об обучении в ВУЗе для предъявления по месту требования;
• оформление справки-вызова для получения по месту работы оплачиваемого дополнительного отпуска, связанного с обучением в ВУЗе;
• формирование зачетно-экзаменационных ведомостей;
• формирование экзаменационных листов;
• автоматическое формирование и печать документов государственного образца (академическая справка, диплом, приложение к диплому).

Отчетные данные позволяют выработать управленческие решения для планирования набора на разные специальности в следующем году, более эффективного использования имеющихся учебных корпусов. Также указанные данные позволяют планировать процесс ликвидации задолженностей (выделение аудиторий, составление расписания пересдач, своевременное отчисление неуспевающих студентов), контролировать своевременность платежей по договорам, начислять пени за просрочку платежей, планировать поступление денежных средств.

Задача — разработать новый сайт МФЮА:

• спроектировать новую структуру сайта
• обеспечить удобную навигацию и быстрый поиск информации
• реализовать сложную схему направлений и программ обучения
• разработать современный дизайн
• осуществить частичный перенос контента со старого сайта (новости, объявления)
• учесть при разработке требования законодательства
• сохранить SEO-позиции сайта после редизайна
• подготовить сайт к запуску рекламной кампании на новые посадочные страницы

Итог:
Мы провели большую аналитическую работу: переработали структуру и навигацию, систематизировали контент, представленный на 10 000+ страницах.

В результате нам удалось:

• — сократить путь пользователя до целевого действия
• — улучшить юзабилити сайта
• — обеспечить удобный и быстрый поиск нужной информации для разной ЦА

Совинто продолжает развивать и поддерживать сайт Университета.

Во втором релизе запустили профильное онлайн-тестирование, результатом которого будет рекомендуемый факультет для поступления с набором специальностей.

В третьем — калькулятор ЕГЭ, с помощью которого абитуриент сможет оценить свои шансы на поступление в вуз.

Обеспечивает единую точку ввода данных, их проверку модератором, вступительные испытания, прокторинг, формирование и оплату договора, предоставление сквозного доступа ко всем компонентам цифровой образовательной среды всем типам поступающих: абитуриенты, студенты, учащиеся предуниверсария, слушатели программ ДПО, учащиеся технопарка «Наукоград», слушатели программ подготовки WSR.

Используем алгоритм нейросети, который подсчитывает среднее количество студентов и сравнивает с количеством по расписанию с учетом онлайн-слушателей. Эти данные используются в балльно-рейтинговой системе и бизнес-аналитике.

Функционал позволяет формировать атомарный образовательный контент и служит фундаментом для индивидуализации образовательных траекторий. Возможность индивидуально выстраивать образовательную траекторию учащегося имеет особое значение в ситуации быстрой деактуализации образовательных программ в связи с ускорением развития технологий и сменой технологических укладов.

Модуль «Расписание» обеспечивает:

• ввод в систему базовых учебных планов, утвержденных для всех направлений подготовки специалистов в соответствии с государственным образовательным стандартом;
• формирование учебных планов групп (для всех специальностей, форм, программ обучения);
• создание рабочих учебных планов групп (для каждого семестра учебного года);
• создание графиков учебного процесса (на семестр учебного года для каждой специальности, формы, программы, места обучения);
• формирование выписок из учебных планов для учебного корпуса и объединение групп в лекционные потоки (для каждой специальности, формы, программы обучения);
• формирование выписок из учебных планов для каждой кафедры;
• распределение нагрузки преподавателей;
• составление расписания кафедры на семестр учебного года (отдельно для теоретических занятий, защиты курсовых работ, зачетной и экзаменационной сессии)
• составление расписания учебного корпуса на семестр учебного года
• возможность внесения изменений в расписание в течение семестра

Расписание составляется отдельно для теоретических занятий, защиты курсовых работ, зачетной и экзаменационной сессии. Разработанная система электронного документооборота обеспечивает согласование состава преподавателей и их нагрузки между кафедрой, отделом расписаний и УМУ. Эффективное использование аудиторного фонда и минимизация расходов на оплату преподавательского состава достигается путём объединения групп в потоки. Система отчетов обеспечивает получение информации о нагрузке преподавателей.

Задача: Создать единый учебный портал для студентов, чтобы обеспечить продуктивное взаимодействие всех участников образовательного процесса, в частности:

• получить всю необходимую информацию (финансовую историю, расписание, успеваемость и др.)
• написать электронное обращение ректору, в деканат или к преподавателю
• улучшить свои коммуникации с одногруппниками и преподавателями

Решение:

1. Социальная сеть для студентов, преподавателей и сотрудников. Рабочие группы кафедр и корпусов. Чтобы студентам и преподавателям постоянно быть в курсе жизни вуза, появилось несколько новостных лент и общий календарь событий.
2. Расписание лекций и семинаров размещено на портале и обновляется в режиме реального времени как преподавателями, так и студентами с указанием фамилии того, кто внес изменения, и времени последних правок.
3. В «Личном кабинете» каждого студента есть виртуальные зачетные книжки, информация о финансовых операциях, история обращений к куратору, ректору, в деканат, в бухгалтерию, расписание занятий и др.
4. Возможность совместной работы над учебными задачами, подготовки к семинарам всей группой или проектными командами. Доступна общая онлайн-библиотека Университета.
5. Сервис «Антиплагиат», при помощи которого можно проверить, не скачана ли работа из Интернета. Это экономит время и силы преподавателей и повышает ответственность студентов за свою учебу.

В результате внедрения и запуска портала удалось организовать комфортное и продуктивное взаимодействие между студентами учебных групп, куратором и преподавателями, а также поддержать высокое качество образования, предлагаемое вузом